Văn phòng hiện tại quá chật, vị trí không thuận lợi, … không còn phù hợp với công ty. Bạn cần chuyển văn phòng đến một địa chỉ mới. Biết rằng việc chuyển văn phòng có rất nhiều vấn đề cần quan tâm tuy nhiên bạn phải lưu ý đến việc thông báo chuyển địa chỉ văn phòng với các đối tác và khách hàng.
Vận chuyển nhà Thành Hưng xin chia sẻ những mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty với mong muốn giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho bạn.
Nội dung bài viết
I. Thông báo chuyển văn phòng có thực sự cần thiết?
Mỗi một công ty muốn hoạt động đều cần có đối tác và khách hàng. Khi bạn chuyển văn phòng, cần thông báo ngay đến các đối tác và khách hàng đó nhằm giúp họ biết được địa chỉ chính xác của văn phòng để thuận tiện cho việc bàn bạc, hợp tác. Việc thông báo đó sẽ thể hiện được sự chu đáo, tôn trọng, quan tâm đến đối tác và khách hàng của quý công ty. Từ đó tạo dựng được thương hiệu.
Nếu bạn quên đi việc thông báo tới khách hàng và đối tác mang đến hậu quả khá nặng nề:
- Mất đi niềm tin, sự tín nhiệm của khách hàng, đối tác.
- Cản trở việc làm ăn, có thể mất đi một lượng khách hàng khá lớn
- Giảm uy tín của công ty
Vì vậy thông báo chuyển văn phòng là thực sự cần thiết đối với công ty có quyết định chuyển văn phòng.
II. Thông báo chuyển văn phòng cần báo cho ai?
- Đối tác, khách hàng: đây là những đối tượng kinh doanh mật thiết, tác động mạnh đến hoạt động của công ty bạn. Khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm và mang lại doanh thu, còn đối tác thì cung cấp cho bạn nguồn nguyên vật liệu thúc đẩy sản xuất hàng hóa.
- Nhân viên công ty: đây là những con người không thể thiếu khi thành lập một công ty. Thông báo cho họ biết địa chỉ mới của văn phòng là lẽ đương nhiên để họ nắm bắt được nơi mà họ sẽ làm việc trong thời gian sắp tới, đặc biệt là khi bạn cần sự hỗ trợ từ phía nhân viên trong ngày chuyển văn phòng.
- Chính quyền địa phương: Cần thông báo đến chính quyền địa phương cũ và mới để họ nắm bắt được tình hình, đồng thời giải quyết một số vấn đề liên quan đến luật pháp kinh doanh.
III. Phương tiện gửi thông báo chuyển văn phòng
Khi hiện nay xã hội phát triển với nhiều kênh thông tin thì công ty có khá nhiều phương tiện để thông báo chuyển văn phòng:
- Đăng trên website của công ty, nên kèm theo thiết kế banner để thu hút sự chú ý.
- Gửi mail đến đối tác, khách hàng
- Gửi kèm các văn kiện, hợp đồng
- Gọi điện thông báo tới đối tác, khách hàng
- Dán thông báo tại công ty
- Dán thông báo tại cửa văn phòng mới và cũ
- Thông báo trên các phương tiện khác như mạng xã hội: Facebook, Zalo, ….
Có khá nhiều cách để thông báo tới các đối tượng, tuy nhiên công ty không nên chỉ dùng một số phương tiện mà nên biết cách kết hợp chúng để mang lại hiệu quả tốt nhất. Công ty có thể đăng thông báo chuyển văn phòng trên website, mạng xã hội đồng thời gửi mail đến khách hàng, đối tác và gọi điện thông báo trực tiếp đến các khách hàng, đối tác quan trọng.
IV. Nội dung mẫu thông báo chuyển văn phòng
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng chuẩn mực cần có các nội dung:
- Về phần quốc hiệu, tiêu ngữ, logo, thông tin cơ bản của công ty: tùy vào mức độ trang trọng, đối tượng nhận thông báo mà có thể có hoặc không.
- Cần đề ra lý do chuyển văn phòng
- Nêu chính xác địa chỉ văn phòng mới và văn phòng cũ
- Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới
- Các thông tin khác của công ty (website, số điện thoại, email, … ) có thay đổi gì không hay giữ nguyên
- Chữ kí và đóng dấu của giám đốc
- Lời cảm ơn.
V. Yêu cầu về thông báo chuyển văn phòng
Nhiều người sẽ đánh giá sự cẩn thận, chuyên nghiệp của một công ty qua những sự việc nhỏ nhặt nhất. Việc thực hiện thông báo chuyển văn phòng đúng cách và khoa học cũng thể hiện phần nào sự chuyên nghiệp, cẩn trọng trong mọi công tác của công ty:
- Thông tin mẫu thông báo cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu
- Cần có cách trình bày tiêu chuẩn: cỡ chữ thích hợp, phải căn chỉnh lề, không sai chính tả, ….
- Nội dung thông tin cung cấp chính xác, đặc biệt là địa chỉ văn phòng mới, cũ
VI. Một số mẫu thông báo chuyển văn phòng chính xác, đầy đủ nhất
Mẫu 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày … tháng … năm …
…. ( Tên công ty, tổ chức) THÔNG BÁO
V/v: Chuyển trụ sở hoặc chuyển văn phòng giao dịch
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác và cổ đông của công ty
Công ty ( tổ chức ) …. xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
…………… (TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY)
Văn phòng giao dịch cũ:
Địa chỉ cũ: ………………..
Văn phòng giao dịch mới:
Địa chỉ: ….
Kể từ ngày … tháng … năm …, công ty chúng tôi đã chuyển văn phòng về địa chỉ mới. Các giao dịch kinh doanh, lịch hẹn tại văn phòng, thư tín, hàng gửi bảo hành … vui lòng liên hệ tại địa chỉ văn phòng mới.
Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Trân trọng cảm ơn quý khách, quý đối tác … đã đồng hành cùng …. ( tên công ty) trong thời gian vừa qua. Và chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian sắp tới.
Trân trọng kính báo!
Mẫu 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày….tháng … năm ….
THÔNG BÁO
V/v: chuyển văn phòng giao dịch
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, Cổ đông Công ty
Công ty ….. xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
Tên công ty:
Văn phòng giao dịch cũ:
– Địa chỉ: ……
– Điện thoại: …..
– Fax: ….
Văn phòng giao dịch mới:
– Địa chỉ: …..
– Điện thoại: ….
– Fax: …..
Kể từ ngày … tháng … năm …, các giao dịch kinh doanh vui lòng xin gửi về địa chỉ trên. Mọi chức năng hoạt động và các thông tin liên quan khác của Công ty không thay đổi.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng, đối tác, các cổ đông trong thời gian qua và hy vọng nhận được sự hợp tác, hỗ trợ chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.
Một vài mẫu khác:
VI. Một số lưu ý khi chuyển văn phòng công ty
- Việc chuyển văn phòng công ty sang địa điểm mới cần khai báo thủ tục chuyển văn phòng theo đúng quy định của pháp luật.
- Mẫu thông báo chuyển văn phòng câng viết đúng chính tả, lịch sự.
- Trước khi chuyển văn phòng công ty bạn nên lập kế hoạch chi tiết để hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Xem thêm bài viết: Chuyển văn phòng như thế nào tiện lợi nhất. - Thông báo địa điểm mới cho các đơn vị chuyển phát nhanh và giao nhận.
- Thanh lý các đồ dùng không cần thiết.
Xen ngay: Mẹo thanh lý đồ cũ khi chuyển nhà – chuyển văn phòng - Nếu công ty bạn có quá nhiều đồ đạc, hồ sơ, máy móc thiết bị thì bạn nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để việc vận chuyển diễn ra nhanh chóng – an toàn – tiết kiệm.
Xem thêm bài viết: 
Xen ngay: Thành Hưng hy vọng rằng với những gợi ý trên, sẽ giúp bạn tìm được mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty phù hợp nhất. Hãy liên hệ với Thành Hưng ngay khi bạn có nhu cầu vận chuyển văn phòng công ty qua đầu số 094.403.35.35 để được phục vụ 1 cách nhanh nhất!
Trân trọng!
Kênh Social Phạm Ngọc Đức
- Thùng carton Tiền Giang - 7 Tháng Mười Một, 2024
- Thùng carton Bình Phước - 7 Tháng Mười Một, 2024
- Thùng carton Long An - 7 Tháng Mười Một, 2024
Bài viết cùng chuyên mục: