Lưu trữ hồ sơ như thế nào hiệu quả nhất| Taxitaithanhhung.vn

Hồ sơ – cụm từ quen thuộc với nhân viên văn phòng. Tất cả các doanh nghiệp, công ty và cơ quan Nhà nước đều có bộ phận lưu trữ hồ sơ.

Vậy làm sao để lưu trữ hồ sơ hiệu quả nhất, khoa học nhất? Hãy bỏ chút thời gian để dõi theo những lưu ý, mẹo nhỏ mà công ty Taxi tải Thành Hưng  giúp bạn có phương pháp lưu trữ, sắp xếp hồ sơ một cách tốt nhất qua bài viết sau đây.

I. Lưu trữ hồ sơ quan trọng như thế nào?

Lưu trữ hồ sơ là tập hợp các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, phân loại, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ hồ sơ ảnh hưởng đến tương lai, giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro tương lai.

1. Đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.

Các số liệu thống kê, thông tin hiện hữu trên hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp bao quát được tình hình hoạt động của công ty về lợi nhuận, doanh thu, khách hàng, … qua các năm. Từ đó đánh giá được sự tăng trưởng doanh nghiệp và định hướng được hướng đi trong tương lai.

2. Chuẩn bị viết báo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính bao gồm các bản khai trình lợi tức, bản cân bằng chi thu giúp doanh nghiệp điều phối các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ doanh nghiệp thương thảo với ngân hàng, chủ nợ.

3. Định rõ nguồn thu nhập

Một doanh nghiệp muốn hoạt động sẽ nhận và chi những nguồn tiền bạc khác nhau đến từ nhiều nguồn. Việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp rõ ràng và chính xác tính toán được doanh thu lợi nhuận.

4. Theo dõi giá trị căn bản của tài sản, những phí tổn được khấu trừ hỗ trợ việc điền tờ khai thuế.

5. Cung cấp hồ sơ cho cơ quan chức năng khi cần.

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn phải đón những đợt thanh tra, cần có giấy tờ hồ sơ kiểm chứng. Đồng thời cũng có thể đưa ra bằng chứng khi xảy ra tranh chấp.

II. Lưu trữ hồ sơ đúng cách, hiệu quả

1. Chuẩn bị tủ đựng hồ sơ phù hợp.

Hồ sơ cần được tập hợp trong một không gian đủ lớn, không nên lưu trữ riêng lẻ sẽ dẫn đến tình trạng mất mát, thất lạc hoặc hỏng không sử dụng được. Tùy theo khối lượng hồ sơ sở hữu bạn có thể có những tủ đựng hợp lý.

Đối với doanh nghiệp, công ty lớn thường hồ sơ sẽ được lưu trữ trong một phòng riêng trên các tủ, giá gỗ lớn nhiều ngăn.

Hồ sơ có thể được lưu trữ trên các giá, tủ treo tường trong phòng làm việc để tiện việc tìm kiếm.

Hồ sơ cũng nên được lưu trữ trên phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, … trên máy tính.

2. Phân loại hồ sơ.

Doanh nghiệp là một cỗ máy phức tạp nhiều bộ phận. Vì vậy, doanh nghiệp cũng sở hữu một lượng giấy tờ tài liệu đa đạng, phong phú. Để tiện lợi cho việc lưu trữ và sử dụng sau này thì phân loại là công việc không thể bỏ qua.

Hồ sơ theo chủ đề

Tên chủ đề cần đặt cụ thể, không trùng lặp, không mơ hồ.

Sử dụng kẹp hồ sơ, thẻ hướng dẫn cho mỗi chủ đề.

Thiết lập các tiêu đề và phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề.

Hồ sơ theo tên

Hồ sơ cá nhân: các giấy tờ sẽ được sắp xếp theo ngày tháng từ gần đến xa trong kẹp hồ sơ. Bên ngoài kẹp ghi tên và một số thông tin cơ bản khác.

Hồ sơ hỗn hợp: bạn có thể sử dụng các vần tự để phân loại.

Nếu có nhiều hồ sơ trùng tên có thể phân chúng thành từng giai đoạn.

Hồ sơ theo địa danh.

Thiết lập danh mục các địa danh

Dùng máy tính tra cứu chéo theo tên.

3. Sắp xếp hồ sơ.

Những cách sắp xếp hồ sơ khoa học giúp bạn rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu.

Sắp xếp theo thời gian: hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Sắp xếp theo mẫu tự (A, B, C, …): dựa trên tên hồ sơ để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ phản hồi, …

4. Lập danh mục hồ sơ.

Chúng ta cần một bản liệt kê hệ thống hồ sơ của đơn vị được gọi là danh mục hồ sơ. Có thể hiểu đơn giản như phần lục mục trong một cuốn sách cho ta biết chương chúng ta cần tìm ở đâu.

Cần tạo một danh mục cụ thể, chính xác trên máy tính để đễ dàng kiểm soát, nhập hoặc xóa dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi.

Thường xuyên cập nhập, bổ sung danh mục.

Lời kết : Song hành với việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trên giấy chúng ta cũng cần kết hợp với việc lưu trữ, quản lý trên máy tính. Đồng thời kho lưu trữ hồ sơ bằng giấy phải được bảo quản cẩn thận tránh việc động vật vào cắn phá và phải thường xuyên kiểm tra, thay thế những giấy tờ quá cũ hoặc bị rách đảm bảo hồ sơ không bị hỏng.

Mong rằng thông tin trong bài viết này giúp ích cho bạn dù chỉ là một phần nhỏ trong công việc. Trong trường hợp công ty bạn có quà nhiều hồ sơ cần lưu trữ nhưng kho lưu trữ lại quá nhỏ thì có thể liên hệ với chúng tôi để thuê kho lưu trữ hàng hóa. Với hệ thống kho bãi rộng, được đầu tư bài bản về trang thiết bị sẽ giúp bạn lưu trữ hồ sơ 1 cách an toàn.

Trân Trọng !

 

094 403 35 35